Εγκατάσταση και υποστήριξη συνεργατικής διαδικτυακής πλατφόρμας για την διευκόλυνση των εργασιών των συλλογικών οργάνων του Δήμου
Στην «εγκατάσταση και υποστήριξη συνεργατικής διαδικτυακής πλατφόρμας για την διευκόλυνση των εργασιών των συλλογικών οργάνων του Δήμου Κομοτηνής» προϋπολογισμού 6.000 ευρώ, θα προχωρήσει ο Δήμος Κομοτηνής.
Στην εισήγηση που έκανε για το παραπάνω θέμα ο πρόεδρος του δημοτικού συμβουλίου Νότης Χαραλαμπίδης, ανέφερε ότι η λειτουργία των συλλογικών οργάνων του Δήμου, των Επιτροπών, των Νομικών Προσώπων και των Επιχειρήσεων, προϋποθέτει τη συνεργασία ενός μεγάλου αριθμού στελεχών. Πιο συγκεκριμένα, η ενημέρωση των μελών για τις τρέχουσες υποχρεώσεις, τη θεματολογία, το πρόγραμμα των συνεδριάσεων, τα κείμενα τεκμηρίωσης, τις αποφάσεις, την ημερήσια διάταξη, την ισχύουσα νομοθεσία κι όλες τις σχετικές πληροφορίες, απαιτούν την εκτύπωση και τη διανομή χιλιάδων σελίδων χωρίς να είναι δυνατή η αρχειοθέτησή τους. Η αποστολή μέσω email του προγράμματος των συνεδριάσεων και των εισηγήσεων δεν είναι αυτοματοποιημένη, ούτε αρχειοθετημένη. Επίσης δεν είναι δυνατή η ενημέρωση με sms.
Γι? αυτό θεωρήθηκε σκόπιμη η δημιουργία μιας διαδικτυακής πλατφόρμας της οποίας η χρήση θα είναι δυνατή και κατά τη διάρκεια της διεξαγωγής των συμβουλίων. Το υλικό θα είναι αρχειοθετημένο σε ψηφιακή μορφή και θα βρίσκεται στη διάθεση των μελών ανά πάσα στιγμή, μειώνοντας την ανάγκη σε χαρτί, χρόνο και συνοδευτικούς φακέλους. Η ενημέρωση των μελών θα γίνεται αυτόματα μέσω emails και sms, κάθε φορά που η γραμματέας θα αναρτά υλικό στην πλατφόρμα. Επίσης, στην πλατφόρμα θα υπάρχουν ανακοινώσεις, βιβλιοθήκη με βασικά νομοθετήματα, καθώς και αρχείο των παλαιότερων αποφάσεων. Κάθε χρήστης θα διαθέτει password και προσωπικό φάκελο όπου ο διαχειριστής θα του προσθέτει χρήσιμο υλικό για την εκπλήρωση των αρμοδιοτήτων του. Οι υπηρεσίες θα είναι προσβάσιμες μέσω διαδικτύου με τη χρήση Η/Υ, Smartphone και Tablet. Θα υπάρχει η δυνατότητα εξέλιξης του προγράμματος ώστε να περιλαμβάνει και τηλεσυνεδρίαση- τηλεσυνεργασία.
Είναι προφανές, σημειώνει ο κ. Χαραλαμπίδης στην εισήγησή του, πως τα μέλη όλων των συμβουλίων και των επιτροπών για να μπορέσουν να ανταπεξέλθουν ουσιαστικά στις αρμοδιότητές τους πρέπει να έχουν άμεση πρόσβαση σε πλήθος πληροφοριών και κατηγοριοποιημένων αρχείων, κάθε στιγμή και χωρίς την ανάγκη εκτυπώσεων. Η αποστολή με email της ημερήσιας διάταξης και των εισηγήσεων κρίνεται έως τώρα θετική. Οι σύγχρονες όμως αλλά κυρίως οι μελλοντικές ανάγκες, είναι τέτοιες, που καθίσταται αναγκαία η χρήση των νέων τεχνολογιών ώστε να μην περιορίζεται η συμμετοχή των συμβούλων ώστε να είναι πιο αποτελεσματικοί στο έργο τους.
Η εργασία «Εγκατάσταση και υποστήριξη συνεργατικής διαδικτυακής πλατφόρμας για την διευκόλυνση των εργασιών των συλλογικών οργάνων του Δήμου» έλαβε την ομόφωνη έγκριση του συμβουλίου και ο πρόεδρος έλαβε τα εύσημα σύσσωμων των συναδέλφων του για την πρωτοβουλία αναβάθμισης των υπηρεσιών.
Δήμητρα Συμεωνίδου
Στην εισήγηση που έκανε για το παραπάνω θέμα ο πρόεδρος του δημοτικού συμβουλίου Νότης Χαραλαμπίδης, ανέφερε ότι η λειτουργία των συλλογικών οργάνων του Δήμου, των Επιτροπών, των Νομικών Προσώπων και των Επιχειρήσεων, προϋποθέτει τη συνεργασία ενός μεγάλου αριθμού στελεχών. Πιο συγκεκριμένα, η ενημέρωση των μελών για τις τρέχουσες υποχρεώσεις, τη θεματολογία, το πρόγραμμα των συνεδριάσεων, τα κείμενα τεκμηρίωσης, τις αποφάσεις, την ημερήσια διάταξη, την ισχύουσα νομοθεσία κι όλες τις σχετικές πληροφορίες, απαιτούν την εκτύπωση και τη διανομή χιλιάδων σελίδων χωρίς να είναι δυνατή η αρχειοθέτησή τους. Η αποστολή μέσω email του προγράμματος των συνεδριάσεων και των εισηγήσεων δεν είναι αυτοματοποιημένη, ούτε αρχειοθετημένη. Επίσης δεν είναι δυνατή η ενημέρωση με sms.
Γι? αυτό θεωρήθηκε σκόπιμη η δημιουργία μιας διαδικτυακής πλατφόρμας της οποίας η χρήση θα είναι δυνατή και κατά τη διάρκεια της διεξαγωγής των συμβουλίων. Το υλικό θα είναι αρχειοθετημένο σε ψηφιακή μορφή και θα βρίσκεται στη διάθεση των μελών ανά πάσα στιγμή, μειώνοντας την ανάγκη σε χαρτί, χρόνο και συνοδευτικούς φακέλους. Η ενημέρωση των μελών θα γίνεται αυτόματα μέσω emails και sms, κάθε φορά που η γραμματέας θα αναρτά υλικό στην πλατφόρμα. Επίσης, στην πλατφόρμα θα υπάρχουν ανακοινώσεις, βιβλιοθήκη με βασικά νομοθετήματα, καθώς και αρχείο των παλαιότερων αποφάσεων. Κάθε χρήστης θα διαθέτει password και προσωπικό φάκελο όπου ο διαχειριστής θα του προσθέτει χρήσιμο υλικό για την εκπλήρωση των αρμοδιοτήτων του. Οι υπηρεσίες θα είναι προσβάσιμες μέσω διαδικτύου με τη χρήση Η/Υ, Smartphone και Tablet. Θα υπάρχει η δυνατότητα εξέλιξης του προγράμματος ώστε να περιλαμβάνει και τηλεσυνεδρίαση- τηλεσυνεργασία.
Είναι προφανές, σημειώνει ο κ. Χαραλαμπίδης στην εισήγησή του, πως τα μέλη όλων των συμβουλίων και των επιτροπών για να μπορέσουν να ανταπεξέλθουν ουσιαστικά στις αρμοδιότητές τους πρέπει να έχουν άμεση πρόσβαση σε πλήθος πληροφοριών και κατηγοριοποιημένων αρχείων, κάθε στιγμή και χωρίς την ανάγκη εκτυπώσεων. Η αποστολή με email της ημερήσιας διάταξης και των εισηγήσεων κρίνεται έως τώρα θετική. Οι σύγχρονες όμως αλλά κυρίως οι μελλοντικές ανάγκες, είναι τέτοιες, που καθίσταται αναγκαία η χρήση των νέων τεχνολογιών ώστε να μην περιορίζεται η συμμετοχή των συμβούλων ώστε να είναι πιο αποτελεσματικοί στο έργο τους.
Η εργασία «Εγκατάσταση και υποστήριξη συνεργατικής διαδικτυακής πλατφόρμας για την διευκόλυνση των εργασιών των συλλογικών οργάνων του Δήμου» έλαβε την ομόφωνη έγκριση του συμβουλίου και ο πρόεδρος έλαβε τα εύσημα σύσσωμων των συναδέλφων του για την πρωτοβουλία αναβάθμισης των υπηρεσιών.
Δήμητρα Συμεωνίδου
Ακολουθήστε το xronos.gr στο Google News
